In molte aziende i flussi di lavoro si bloccano perché le informazioni contenute nei documenti devono essere lette, interpretate e riportate a mano nei sistemi aziendali.
- Una fattura deve essere registrata e inserita nel flusso di approvazione.
- Un rapportino deve aggiornare un ordine di lavoro.
- Una checklist deve generare una non conformità.
- Un contratto deve alimentare uno scadenziario.
- Un DDT deve essere confrontato con un ordine o una consegna attesa.
Ogni volta che questi passaggi dipendono da un inserimento manuale, il processo rallenta: i tempi di gestione si allungano, gli errori di trascrizione aumentano e le persone dedicano ore ad attività ripetitive invece che al monitoraggio e alla gestione delle eccezioni.
Con AI Data Extraction, Adiuto porta l’informazione fuori dal documento e la rende subito disponibile nel processo corretto, riducendo il lavoro manuale e accelerando l’avvio di attività, approvazioni e controlli.
- I documenti arrivano in formati diversi
- Gli operatori leggono e copiano i dati a mano nei diversi applicativi aziendali
- I processi partono solo dopo l’inserimento manuale
- Errori, ritardi e rilavorazioni rallentano il flusso
- Il documento viene acquisito in Adiuto
- L’AI riconosce ed estrae le informazioni rilevanti, in modo indipendente da formato del documento e dalla posizione dei dati
- I dati precompilano workflow, attività e controlli
- Le persone intervengono dove serve validare o decidere
I sistemi OCR tradizionali e le soluzioni basate su mappatura posizionale leggono i documenti in modo rigido: cercano i dati in posizioni prestabilite e li estraggono nella forma che si aspettano. Quando cambia un layout, arriva un nuovo template o il documento non segue una struttura prevedibile, il processo si blocca e richiede una nuova configurazione manuale.
AI Data Extraction funziona in modo diverso: comprende il contenuto del documento, non solo la sua forma.
La differenza non è solo tecnologica, ma operativa. Un OCR legge caratteri, AI Data Extraction interpreta le informazioni nel loro contesto: una data può diventare una scadenza, un importo può alimentare un processo amministrativo, una non conformità può avviare un workflow di gestione.
Così il documento non viene solo digitalizzato: diventa l’innesco di un processo aziendale in Adiuto.
| OCR tradizionale e mappatura posizionale | AI Data Extraction in Adiuto | |
| Posizione dei dati | Estrae solo dai campi mappati in posizioni fisse: una scansione inclinata o un layout variato compromettono il risultato | Identifica le informazioni per il loro significato, indipendentemente dalla posizione nel documento |
| Cambio di layout o template | Ogni nuovo fornitore, template aggiornato o documento non mappato richiede una nuova configurazione manuale | Si adatta autonomamente ai cambiamenti di formato, senza riconfigurazioni |
| Documenti non strutturati | Applicabile solo a documenti con struttura fissa e prevedibile | Estrae informazioni anche da contratti, schede prodotto e contenuti in forma libera |
| Scrittura a mano e scansioni | Fatica con la calligrafia e con scansioni di qualità non ottimale | Riconosce testi scritti a mano e gestisce documenti acquisiti in condizioni non ideali, ad esempio rapportini compilati a mano, checklist di cantiere, moduli di campo |
| Integrazione con i processi | Richiede connettori e integrazioni custom per trasferire i dati ai sistemi aziendali | Nativa in Adiuto: i dati estratti alimentano direttamente DMS, BPM, ERP e sistemi collegati, senza integrazioni custom o sistemi aggiuntivi. |
L’AI Data Extraction di Adiuto si adatta a qualsiasi processo aziendale in cui le informazioni contenute in un documento devono essere trasferite in un sistema o utilizzate per avviare un’attività.
Ecco alcuni esempi: