Software di gestione documentale e automazione dei processi aziendali

Dall’approvazione di una fattura passiva alla gestione di una non conformità, dall’onboarding di un fornitore alla firma di un contratto: ogni processo può seguire un flusso strutturato e tracciabile.

Il sistema assegna automaticamente attività e responsabilità, guida gli utenti nei passaggi previsti, segnala scadenze e ritardi e gestisce escalation e anomalie.

L’AI Data Extraction analizza documenti digitali o scansionati, strutturati e non strutturati, ne comprende il contenuto ed estrae automaticamente dati e informazioni utili. I dati estratti possono essere verificati e usati per classificare il documento, alimentare ERP e altri applicativi o attivare automaticamente il processo successivo, riducendo data entry e controlli manuali.

Esempi: ordini · DDT · fatture · contratti · certificati · schede tecniche

La ricerca semantica permette di utilizzare il linguaggio naturale per cercare documenti, metadati, allegati e contenuti, nel rispetto dei permessi utente configurati.

Con lo Smart Assistant interagisci con la piattaforma documentale tramite chat per:

• Ricercare documenti in linguaggio naturale.
• Interrogare i contenuti per ricevere risposte, ottenere sintesi, confronti, classificazioni e individuare informazioni o anomalie.
• Farti supportare nell’utilizzo del software. Lo Smart Assistant può suggerire le funzionalità da utilizzare, accedere a menu, viste e azioni, filtrare documenti, avviare azioni massive e workflow, supportare la compilazione di form ed effettuare attività standard o personalizzate.

Con le soluzioni documentali Bluenext il documento non necessita di essere stampato nemmeno per essere firmato.

Integriamo la sottoscrizione dei documenti nel flusso digitale grazie a firme elettroniche e digitali con pieno valore legale.

Riduci stampa, invio, firma manuale, restituzione, scansione e nuova archiviazione e mantieni più lineare e tracciabile l’intero ciclo documentale.

Grazie all’integrazione nativa con il Portale dei Servizi Bluenext, le soluzioni documentali Bluenext ti permettono di gestire in modo efficiente i flussi di Fatturazione Elettronica.

Le fatture di acquisto e di vendita entrano automaticamente nei software di gestione documentale, innescando workflow personalizzabili (controlli, validazioni, approvazioni, smistamento, registrazione nell’ERP…).

Quando il documento deve essere conservato nel tempo secondo i requisiti normativi per garantire integrità, reperibilità e conformità, il processo può proseguire verso il servizio Bluenext di Conservazione Digitale a Norma, nativamente integrato con le soluzioni documentali.

Bluenext è Conservatore qualificato e iscritto al Marketplace dei servizi di conservazione AgID.

Approfondisci la Conservazione Digitale a Norma →

Estendi i processi anche all’esterno dell’organizzazione con portali web personalizzabili per clienti, fornitori, agenti e collaboratori, accessibili tramite browser, app e smartphone.

Gli utenti esterni possono caricare e scaricare documenti, compilare moduli, consultare archivi dedicati, inserire o rispondere a richieste e partecipare a specifici workflow senza accedere ai sistemi interni.

Accedi a documenti e attività anche in mobilità, acquisisci informazioni e immagini e completa i task del processo direttamente da smartphone o tablet.

Un operatore di magazzino può verificare un DDT e acquisire foto dei colli, un commerciale approvare un’offerta dal telefono, un responsabile qualità completare un’attività anche fuori sede.

I processi digitali producono dati che puoi trasformare in informazioni utili per governare il business.

Dashboard configurabili e Business Intelligence permettono di monitorare stato delle pratiche, tempi di lavorazione, volumi, KPI, SLA, carichi di lavoro e anomalie, rendendo visibili colli di bottiglia e aree di miglioramento.

Hai già un ERP, CRM, WMS, MES o altri software specifici? Non devi sostituire gli applicativi che già utilizzi.

Le soluzioni Bluenext sono altamente flessibili e si integrano in modo bidirezionale con l’ecosistema esistente, così puoi valorizzare gli investimenti già fatti e digitalizzare anche quei passaggi che oggi rimangono scoperti tra un software e l’altro, senza reinserimenti manuali.

Le piattaforme Bluenext:

1. Recuperano automaticamente dati e documenti da file, ERP e altri applicativi.
2. Li utilizzano per workflow, controlli, archiviazione e decisioni.
3. Restituiscono il risultato aggiornando i sistemi aziendali.
4. Alimentano altri sistemi aziendali e attivano azioni e processi.

Alcuni esempi di software con cui ci siamo interfacciati nei nostri progetti documentali: