Fondazione Bancaria
Digitalizzazione dell’intero processo di convocazione delle riunioni
Fondazione Bancaria
Fondazione di origine bancaria nata per promuovere e supportare lo sviluppo socio-economico del territorio e della comunità di riferimento, sovvenzionando numerosi progetti e iniziative in ambito culturale, della formazione e ricerca, del welfare e dello sviluppo territoriale.
Digitalizzare l'intero processo di convocazione delle riunioni
L’obiettivo principale è eliminare la produzione cartacea dei documenti, ridurre lo spreco in termini di tempo, aumentare la sicurezza e facilitare la condivisione delle informazioni.
Cosa abbiamo fatto per Fondazione Bancaria
Grazie all’adozione della piattaforma Adiuto si è raggiunta la completa digitalizzazione dell’intero processo di convocazione delle riunioni, la gestione e la portalizzazione dei relativi contenuti/documenti, delle firme e della calenderizzazione di ogni riunione.
Agile Meeting Management
La Segreteria, la Presidenza, la Direzione Generale come stakeholder interni, i Sindaci e i Deputati come stakeholder esterni possono caricare, firmare e visionare tutta la documentazione delle riunioni.
Workflow approvativi
Attraverso un workflow approvativo, avvalorato dalla presenza delle firme remote, viene garantita la sicurezza delle informazioni.
Portalizzatore web
Il modulo Web Composer di Adiuto, per la portalizzazione dei contenuti, permette lo stakeholder engagement.
Trasformazione Digitale nella Gestione dei meeting
Difficoltà di gestione e spreco di risorse
- L’attuale processo non garantisce la sicurezza e l’efficiente distribuzione delle informazioni.
- I molteplici passaggi comportano l’utilizzo di una ingente quantità di carta con spreco di risorse e rischio di perdita dei documenti.
- Le attività di verifica delle autorizzazioni comporta un elevato spreco di tempo.
- La condivisione con gli stakeholder comporta l’invio dei documenti via mail e successiva attività di recall per la conferma della ricezione.
- Il reperimento dei documenti cartacei presso i diversi uffici costringe il personale a spostarsi fisicamente per raggruppare tutta la documentazione necessaria.
Gestione digitale e sostenibile
- La gestione digitale dell’intero flusso permette l’eliminazione dell’uso della carta in ogni fase del processo.
- Il flusso autorizzativo digitale di Adiuto abbatte drasticamente i tempi dell’intero processo rendendolo snello ed efficiente.
- Mediante l’utilizzo di un workflow e del Web Composer Adiuto, per la portalizzazione dei documenti, l’attività di condivisione delle informazioni con i soggetti esterni avviene in maniera automatica.
- Con la gestione digitale di Adiuto il personale dispone di tutta la documentazione prodotta da tutti i soggetti coinvolti nel processo.
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